Лучший вариант это написать регламент движения документов, который определит кто, кому, когда должен давать документы и какую ответственность будет нести, если вовремя не предоставит. Но такое бывает очень редко. Поэтому первое время приходится беседовать по душам с отличившимися. И выходить с точки что не для себя просишь, а фирму представляешь (тебе поручено). Если после беседы по душам положение не изменится смело говори руководителю.